E-mails indo para spam – Como resolver?

Algo comum que muitos donos de sites e negócios passam é ter problemas com seus e-mails indo para spam. No entanto, não é tão simples resolver isso, já que pode haver diversos motivos pelos quais seus e-mails estão sendo direcionados para spam. Por isso, nós da Hosting Machine fizemos um guia geral para explicar os motivos que os e-mails acabam indo para spam.

E-mails indo para spam – Como resolver?

1. 1. Por que os e-mails vão para spam?
   2. Como funcionam os filtros de spam?
   3. Por que e-mails legítimos podem ser sinalizados como spam?
   4. Como saber porque seus e-mails estão indo para spam?
   5. Como resolver esse problema?
   6. Como os destinatários podem melhorar a sua entregabilidade?
   7. Como evitar que os e-mail sejam considerados “spam” a longo prazo?

Por que e-mails vão para spam?

Em resumo, os e-mails que vão para o Spam costumam ser mensagens em massa, muitas das vezes sendo mensagens indesejadas, maliciosas, não solicitadas ou irrelevantes. E os filtros de spam são os responsáveis por enviar elas para a pasta de spam, já que eles foram criados para proteger os usuários dessas mensagens. No entanto, esses filtros às vezes cometem erros, sinalizando e-mails legítimos como spam. Assim, criando desafios de entregabilidade tanto para as empresas quanto para os clientes.

Como funcionam os filtros de spam?

Os filtros de spam mais modernos , como o SpamAssassin, usam várias camadas de proteção para avaliar os e-mails recebidos. Eles analisam dezenas de fatores simultaneamente. Dentre esses fatores, os mais importantes são a reputação do remetente, a qualidade do conteúdo, os protocolos de autenticação e os padrões de interação do destinatário. Além disso, os principais provedores de e-mail, como Gmail, Outlook e Yahoo, usam algoritmos de aprendizado de máquina que evoluem constantemente para identificar novos padrões de spam.

Embora esse processo de filtragem aconteça em milissegundos, ele envolve cálculos complexos que atribuem uma “pontuações de spam” para cada mensagem. Sendo assim, caso seu e-mail ultrapasse o uma certa pontuação de spam, ele será redirecionado para a pasta de spam ou bloqueado completamente.

Por que e-mails legítimos podem ser sinalizados como spam?

E-mails legítimos podem acionar os filtros de spam por várias razões, como configurações técnicas incorretas, práticas de envio inadequadas e conteúdo semelhante a padrões de spam. Isso geralmente acontece com pequenas empresas e proprietários de sites WordPress, já que podem não ter uma configuração adequada de autenticação de e-mail ou podem usar ambientes de hospedagem compartilhada com uma baixa reputação de remetente. Aqui na Hosting Machine isso não acontece, pois contamos com o MailChannels, um filtro de envio que é constantemente atualizado e conta com as melhores práticas do mercado.

Além disso, os filtros de spam são intencionalmente agressivos para proteger os usuários. Ou seja, eles preferem marcar um e-mail legítimo como spam do que deixar passar uma mensagem potencialmente perigosa. O nosso famoso ditado “melhor prevenir do que remediar”. Sendo assim, até mesmo um pequeno sinal de alerta podem fazer com que seus e-mails considerados spam. A seguir, nós falaremos mais sobre as 6 principais razões do porque e-mails vão para a pasta de spam.

1. Problemas de reputação e confiança do remetente

A sua reputação como remetente é como uma pontuação de crédito para a entrega de e-mails. Ou seja, os provedores de serviços de internet monitoram seu histórico de envios, incluindo taxas de rejeição, taxas de reclamações e métricas de engajamento. Sendo assim, caso você esteja enviando de um domínio novo, de um ambiente de hospedagem compartilhada que não tenha boas práticas ou tenha um histórico de práticas ruins de e-mail, a sua reputação será prejudicada.

A idade e a consistência do domínio também são muito importantes nesse caso. Já que domínios recém-registrados ou domínios de envio que sofrem mudanças frequentemente levantam suspeitas nos filtros de spam. É por isso que muitos usuários enfrentam dificuldades iniciais de entregabilidade ao configurar novos sites ou campanhas de e-mail.

2. Autenticação de e-mail ausente ou incorreta

Protocolos de autenticação de e-mail como SPF, DKIM e DMARC são essenciais para comprovar a legitimidade dos seus e-mails. Já que sem a autenticação adequada, os filtros de spam tratam suas mensagens como suspeita imediatamente.

Em resumo, os registros SPF informam aos servidores de recebimento quais endereços IP estão autorizados a enviar e-mails em nome do seu domínio. Já o DKIM adiciona uma assinatura digital que verifica se sua mensagem não foi adulterada durante a transmissão. E o DMARC se baseia no SPF e no DKIM para fornecer instruções claras sobre como lidar com falhas de autenticação.

No entanto, muitos usuários do WordPress e proprietários de pequenas empresas ignoram ou desconhecem esses requisitos técnicos. Assim, acarretando em diversos problemas de entregabilidade. Aqui na Hosting Machine, qualquer uma das nossas hospedagens oferecem ferramentas para configurar esses registros e o nosso suporte técnico para tirar todas as suas dúvidas.

3. Problemas de conteúdo e formatação

O conteúdo dos seus e-mails também influenciam na detecção de spam. Isto é porque certas palavras, frases e escolhas de formatação podem acionar os filtros de spam. Isso geralmente acontece por conta de uso excessivo de letras maiúsculas, múltiplos pontos de exclamação, assuntos enganosos e links suspeitos.

Problemas de formatação HTML também podem chamar a atenção dos filtros, incluindo e-mails com código HTML corrompido, excesso de imagens sem texto alternativo ou proporções inadequadas de texto para imagem. Além disso, o uso de encurtadores de URL ou links para domínios suspeitos também pode prejudicar a entregabilidade dos seus e-mails.

Assuntos de e-mail com tom excessivamente promocional, que tem caracteres especiais ou que façam promessas irreais também despertam alertas nos filtros, principalmente se tiverem frases como “Resultados garantidos!” ou “Peça agora agora!”, mesmo se forem de comunicações comerciais legítimas.

4. Problemas de autorização e conformidade

Enviar e-mails para pessoas que não optaram explicitamente por recebê-los não é apenas uma prática inadequada, mas também é ilegal em muitas jurisdições, incluindo aqui no Brasil. Ou seja, ao violar essas regulamentações ,os seus e-mails vão ser considerados rapidamente como spam.

Além disso, as listas de e-mail compradas também são bem problemáticas, já que na maioria das vezes os destinatários nunca consentiram em receber as suas mensagens. Por conta disso, essas listas possuem uma alta taxa de reclamação, prejudicam rapidamente a sua reputação como remetente. Ademais a isso, a falta de opções claras para o cancelamento da inscrição ou o não cumprimento imediato das solicitações de cancelamento também podem acionar os filtros de spam.

Ou seja, ao continuar enviando e-mails para endereços que não retornam com frequência ou não interagem, você mostra aos provedores de internet que você não está mantendo sua lista adequadamente.

5. Problemas de engajamento e comportamento de envio

Taxas baixas de engajamento mostram para os provedores de internet que os seus e-mails não são do interesse dos destinatários. Os filtros de spam percebem se as pessoas excluem os seus e-mails constantemente sem abri-los, os marcam como spam ou se não interagem com seu conteúdo. Isso cria um ciclo em que o baixo engajamento leva a uma pior entregabilidade.

Os seus padrões de envio também desempenham um papel importante. Já que picos repentinos no volume de e-mails, cronogramas de envio irregulares e envio de um grande número de e-mails de novas contas podem levantar bandeiras vermelhas nos filtros de spam. Além disso, os provedores de serviços de internet (ISPs) preferem padrões de envio consistentes e graduais, já que eles indicam comunicações comerciais legítimas.

A frequência e o momento do envio também afetam a sua entregabilidade. Isto é porque, ao enviar muitos e-mails rapidamente você pode sobrecarregar os filtros de spam, e ao enviar mensagens em horários inadequados pode acarretar em taxas mais altas de reclamações.

6. Problemas técnicos e de infraestrutura

Problemas técnicos na sua infraestrutura de envio também podem causar problemas de entrega. Isso inclui problemas com a configuração do seu servidor de e-mail, configurações de DNS ou ambiente de hospedagem. Esses problemas acontecem principalmente com usuários do WordPress quando usam servidores de e-mail de hospedagem padrão que não são otimizados para envio em massa.

Em alguns casos, a hospedagem compartilhada também pode afetar a entregabilidade dos seus e-mails. Já que, em certas empresas, você compartilha recursos com outros usuários e quaisquer práticas inadequadas de envio por parte de seus vizinhos podem afetar sua reputação. No entanto, isso não acontece aqui na Hosting Machine por conta da nossa integração com MailChannels. Isto é porque, além dele proteger seu IP, MailChannels também não compartilha seu IP com as mensagens, assim evitando que seu IP vá para nas blacklists.

Além disso, problemas com a pesquisa reversa de DNS, registros MX ausentes ou incorretos e outras configurações técnicas incorretas também acionam ps filtros de spam. Embora esses problemas geralmente sejam invisíveis para os usuários, eles tem um grande impacto na entregabilidade dos conteúdos.

Como saber porque seus e-mails estão indo para spam?

Antes de resolver seus problemas com spam, você precisa saber com precisão o que causou eles. A seguir, nós vamos te mostrar as principais maneiras para você identificar problemas de entregabilidade.

1. Procure sinais de que seus e-mails estão sendo considerados como spam

O sinal mais óbvio é uma taxa de abertura de e-mails muitíssima baixa quando comparada aos padrões do setor. Ou seja, se sua taxa de abertura típica for menor a 15-20%, o filtro de spam pode ser a causa disso. Além disso, altas taxas de rejeição, principalmente rejeições temporárias, também podem indicar problemas de filtragem.

O feedback dos destinatários também podem te dar pistas importantes. Como por exemplo, se as pessoas te dizem que não estão recebendo seus e-mails ou que os encontraram na pasta de spam, você tem um claro indício de problemas de entregabilidade. Além disso, você também deve estar atento a certos padrões, se os usuários do Gmail relatam problemas com spam constantemente, mas os usuários do Outlook não, você consegue identificar a origem do problema.

Quedas repentinas nas suas métricas de engajamento também sinalizam novos problemas de entregabilidade. Ou seja, se as suas taxas de abertura, cliques ou respostas diminuírem repentinamente ,mas não houve alterações no seu conteúdo ou nas práticas de envio, a filtragem de spam é uma causa provável.

2. Verifique a entregabilidade de e-mails (sem perguntar aos destinatários)

Você pode criar contas de teste nos principais provedores de e-mail e adicionar elas à sua lista de e-mails. Em seguida, você envia suas campanhas para essas contas e verifica onde as suas mensagens foram entregues. Dessa forma, você consegue ter um feedback imediato sobre a sua entregabilidade em diferentes plataformas.

Você também pode monitorar a reputação do seu remetente usando ferramentas gratuitas que fornecem informações sobre a sua capacidade de entrega, como o Google Postmaster Tools.Dessa forma, você pode ver a reputação do seu domínio, a reputação do seu IP e a taxa de spam. Assim, te ajudando a identificar problemas específicos.

Além disso, você pode verificar o status da sua autenticação de e-mail usando ferramentas como MXToolbox ou DMARC Analyzer. Já que esses serviços verificam se seus registros SPF, DKIM e DMARC estão configurados corretamente e também te dão recomendações para melhorias.

3. Use ferramentas para testar seu posicionamento na caixa de entrada e as pontuações de spam

Diversas ferramentas podem te ajudar a testar a entregabilidade dos seus e-mails antes de você enviar suas campanhas. O Mail Tester, por exemplo, te oferece uma análise completa da sua pontuação de spam, examinando o conteúdo do seu e-mail, a autenticação e suas práticas de envio. Ou seja, você só precisa enviar um e-mail de teste para esse serviço e receber um feedback detalhado.

Além disso, o GlockApps e EmailOnAcid oferecem testes de posicionamento na caixa de entrada em vários provedores de e-mail diferentes. Já que esses serviços mostram exatamente onde seus e-mails são entregues e te dão recomendações específicas para melhorias.

Usuários do WordPress também podem usar plugins como o WP Mail SMTP para entender por que seus e-mails vão para a pasta de spam e como evitar futuros problemas de entregabilidade. Essas ferramentas incluem recursos de teste integrados que se conectam diretamente ao seu site. Assim, facilitando o monitoramento do desempenho dos e-mails e a identificação de gatilhos de spam sem a necessidade de conhecimento técnico avançado.

Como resolver esse problema?

Depois de identificar as causas dos seus problemas com spam, implementar as soluções certas melhorará drasticamente a sua entregabilidade. Aqui estão as soluções mais eficazes.

1. Configure e verifique os registros SPF, DKIM e DMARC

Uma autenticação de e-mail adequada é vital para que você evite filtros de spam. Você deve começar criando um registro SPF nas suas configurações de DNS que autorize seus servidores de e-mail a enviar e-mails em nome do seu domínio. Como por exemplo, um registro SPF básico pode ser semelhante a: “v=spf1 include:_spf.google.com ~all” para usuários do Google Workspace.

A configuração do DKIM requer a geração de uma chave pública para os seus registros DNS. Seu provedor de serviços de e-mail deve te fornecer instruções específicas para a configuração do DKIM. Uma vez configurado, ele adiciona uma assinatura digital nos seus e-mails, provando sua autenticidade.

Já o DMARC se baseia nos protocolos de autenticação SPF e DKIM para impedir que seus e-mails sejam direcionados para a pasta de spam. Já que ele instrui os provedores da caixa de entrada sobre como lidar com falhas de autenticação. Você pode começar com uma política DMARC para monitoramento, como “v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@[seudominio].com”, para coletar relatórios de autenticação e entender por que seus e-mails vão para a pasta de spam. Depois disso, você pode implementar políticas de aplicação mais rigorosas.

Ou seja, para você evitar que seus e-mails sejam considerados spam, verifique a configuração da sua autenticação de e-mail usando ferramentas como MXToolbox ou DMARC Analyzer. Assim, você consegue garantir que seus registros SPF, DKIM e DMARC estejam configurados corretamente. Já que uma autenticação mal configurada pode prejudicar a sua entregabilidade mais do que a ausência total da autenticação.

2. Melhore o conteúdo, o assunto e o design dos e-mails

Crie assuntos de e-mail claros, específicos e que evitem palavras que acionem filtros de spam. Ou seja, ao invés de “Oferta incrível – aproveite agora!”, tente “20% de desconto em planos de hospedagem WordPress esta semana”. Você deve ser descritivo e honesto sobre o conteúdo do seu e-mail, assim você ganha a confiança dos destinatários e dos filtros de spam.

Você também precisa equilibrar seu conteúdo com proporções adequadas de texto e imagem, usando pelo menos 60% de texto e sempre incluindo textos alternativos para as imagens. Além disso, você também deve evitar formatação excessiva, múltiplas fontes e cores que podem dar uma aparência pouco profissional ou levantar uma suspeita de spam aos seus e-mails.

Além disso, você também deve ter um link claro para cancelar a inscrição e o seu endereço postal em todos os e-mails e deve garantir que seu processo de cancelamento de inscrição seja simples e atenda às solicitações prontamente.

Antes de enviar seu e-mail, você pode testá-lo com ferramentas de verificação de spam. Várias plataformas de e-mail marketing incluem verificadores de spam integrados que destacam conteúdos potencialmente problemáticos.

3. Limpe sua lista de e-mails e remova quaisquer endereços inativos

Você precisa remover regularmente quaisquer endereços de e-mail que retornam mensagens de erro ou que não interagem com seus e-mails nos últimos 6 a 12 meses. Isto é porque esses assinantes inativos afetam as suas taxas de engajamento e avisam os provedores de internet que você não está gerenciando sua lista adequadamente.

Também é recomendado que você implemente um processo de dupla confirmação para novos assinantes. Dessa forma você garante que eles realmente querem receber os seus e-mails. Essa etapa adicional costuma melhorar as taxas de engajamento e reduzir reclamações de spam.

Além disso, você também precisa dividir a sua lista com base nos seus níveis de engajamento e enviar campanhas de reengajamento para os assinantes inativos antes de removê-los. Isso dá a chance para pessoas interessadas de permanecerem na sua lista, enquanto você exclui os endereços inativos que poderiam prejudicar sua reputação.

Você também deve monitorar atentamente as suas taxas de rejeição e de reclamações dos seus e-mails. Já que axas de rejeição acima de 5% ou taxas de reclamação acima de 0,1% indicam problemas sérios de higiene da lista, que precisam de atenção imediata.

4. Tenha um provedor de serviços SMTP ou de e-mail confiável

A Infraestrutura do seu e-mail também impacta diretamente na possibilidade das suas mensagens irem para caixa de entrada ou serem consideradas spam. Em diversas empresas de hospedagem, os servidores de e-mail compartilham o mesmo IP com vários outros usuários, dificultando a manutenção da sua reputação como remetente. Mas saiba que você não precise se preocupar com esse problema caso você seja um cliente da Hosting Machine, já que como usamos MailChannels, seu IP nunca é compartilhado com outros usuários ao enviar e-mails.

Como por exemplo, se você administra um site comercial ou envia comunicações importantes, um serviço de e-mail profissional oferece a confiabilidade e os recursos necessários. Já os usuários do WordPress podem usar plugins como o WP Mail SMTP, que se integram perfeitamente aos provedores de e-mail corporativos. Assim, garantindo que as suas notificações e formulários de contato do WordPress passem pelos filtros de spam de forma consistente.

Como os destinatários podem melhorar a sua entregabilidade?

1. Marque os e-mails como “não é spam”

Quando seus assinantes encontram seus e-mails na pasta de spam, eles podem marcá-los como “não é spam”. Assim, eles enviam um sinal positivo aos provedores de e-mail e mostram para os filtros de spam que seus e-mails são desejados, gradualmente melhorando sua reputação.

Uma técnica que você pode usar é dar instruções nos seus e-mails de boas-vindas, avisando para os assinantes verificarem as suas pastas de spam e marcar os seus e-mails como legítimos caso encontrem eles lá. Assim, você pode evitar problemas de entrega antes mesmo que eles comecem.

2. Adicione o remetente aos seus contatos ou à lista de permissões

Os seus clientes também podem adicionar seu endereço de e-mail à lista de contatos ou criam regras para incluir seu domínio na lista de permissões. Dessa forma, eles te ajudam a garantir que suas mensagens cheguem à caixa de entrada deles. Esse é o sinal positivo mais forte que os destinatários podem enviar para os filtros de spam e provedores de e-mail.

Você pode fornecer as instruções sobre como adicionar seu e-mail aos contatos na sua mensagem de boas-vindas. Entretanto, como cada provedor de e-mail possui um processo diferente, você deve considerar incluir instruções para as principais plataformas.

Como evitar que os e-mail sejam considerados “spam” a longo prazo?

1. Aquecer novos domínios e endereços IP

Ao começar com um novo domínio ou endereço IP, você deve aumentar gradualmente o volume de envios ao longo das semanas. O ideal é você começar com seus assinantes mais engajados e ir adicionando mais destinatários aos poucos, conforme a sua reputação for se consolidando.

Ou seja, você pode começar com apenas algumas dezenas de e-mails por dia e ir aumentando gradualmente o volume até atingir sua meta ao longo de 4 a 6 semanas. Essa abordagem gradual te ajuda a estabelecer confiança com os provedores de internet e evita acionar os filtros de spam.

Além disso, durante o período de aquecimento, você deve priorizar conteúdos com alto engajamento para estabelecer uma sólida reputação de remetente e evitar filtros de spam. Entender por que os e-mails vão para a caixa de spam é crucial. Já que novos endereços de envio sem credibilidade estabelecida frequentemente acionam sinalizações de spam. Reserve o envio de mensagens promocionais até que sua reputação de e-mail esteja totalmente desenvolvida e a confiabilidade do seu domínio seja confirmada pelos padrões de engajamento dos destinatários.

2. Tenha padrões de envio consistentes

Você precisa ter um cronograma de envio regulares, para que os destinatários saibam quando esperar. Isso pode ser feito de várias formas diferentes, como enviar newsletters semanais ou atualizações diárias. Já que a consistência ajuda a construir confiança tanto com os destinatários quanto com os provedores de internet.

Além disso, você também deve evitar picos repentinos de volume ou frequência, já que eles podem acionar filtros de spam. Entretanto, caso precise enviar e-mails adicionais, aumente o volume gradualmente ao invés de fazer mudanças drásticas.

Também é importante levar em consideração os fusos horários e as preferências dos destinatários, porque isso pode reduzir a probabilidade de eles serem classificados como spam. O envio em horários ideais também melhora as taxas de engajamento, o que mostra aos provedores de e-mail que suas mensagens são valiosas, aumentando a sua entregabilidade e te ajudando a evitar os filtros de spam.

3. Monitore o engajamento, as reclamações e as taxas de rejeição

Para evitar que seus e-mails sejam direcionados para a pasta de spam, você precisa monitorar regularmente suas métricas essenciais para entregabilidade, como taxas de abertura, taxas de cliques, taxas de rejeição e taxas de reclamação. Também é importante que você configure alertas automatizados para detectar mudanças repentinas que possam indicar por que os e-mails estão sendo classificados como spam. Assim, permitindo que você resolva os problemas de entregabilidade antes que eles afetem sua reputação como remetente.

Ou seja, você deve prestar atenção nos principais indicadores de desempenho: mantenha as taxas de rejeição abaixo de 2%, as taxas de reclamação abaixo de 0,1% e as taxas de abertura acima de 20%. Quando suas métricas de e-mail ficam consistentemente abaixo desses padrões do setor, isso significa que há possíveis problemas de entregabilidade que precisam da sua atenção imediata.

Você também pode usar os dados que você tem para identificar tendências e padrões. Assim, se você notar que determinados tipos de conteúdo ou assuntos de e-mail tem um desempenho ruim consistentemente, você pode ajustar a sua estratégia.

E esse foi o nosso post sobre o porquê os seus e-mails podem estar indo para spam. Esperamos que esse post tenha te ajudado com os seus problemas e tirado as suas dúvidas. No entanto, caso você ainda tenha alguma dúvida é só você entrar em contato conosco, seja por WhatsApp ou por chamado.